La mise à jour 2.3.0 de CarlaPic apporte une nouveauté pratique qui change la façon dont on gère les notes de frais : la saisie manuelle. Au-delà d’un simple bouton, il s’agit d’un outil pensé pour rendre plus souple l’enregistrement des déplacements et des indemnités kilométriques, surtout quand la reconnaissance automatique ou les photos ne suffisent pas.
Sommaire
Comment accéder à la saisie manuelle dans CarlaPic 2.3.0 ?
Vous trouverez la saisie manuelle directement depuis le tableau de bord via la fonction Créer, idéale pour ajouter une dépense complète en quelques champs. Si une dépense a déjà été importée ou placée dans l’onglet « À transmettre », la commande Modifier permet d’éditer et compléter les informations avant envoi.
Pratique courante observée chez les utilisateurs : créer d’abord l’entrée, puis joindre la photo du justificatif et enfin ajouter le détail kilométrique. Cette méthode évite les oublis quand on collecte plusieurs reçus avant de les centraliser.
Quand faut-il privilégier la saisie manuelle plutôt que la capture automatique ?
La reconnaissance de texte et les photos simplifient beaucoup de cas, mais elles peuvent échouer sur des tickets froissés, des notes de frais en format atypique ou des relevés kilométriques incomplets. La saisie manuelle devient alors votre alliée pour corriger une distance erronée, préciser l’objet du déplacement ou insérer le bon véhicule.
Autre situation fréquente : les déplacements professionnels mixtes (partie personnelle, partie pro). L’entrée manuelle vous permet d’expliquer la ventilation et d’ajouter des champs contextuels que l’OCR ne saura pas restituer.
Quelles informations saisir pour une indemnité kilométrique fiable ?
Pour qu’une indemnité soit acceptée en comptabilité et pour vos calculs personnels, renseignez au minimum :
- la distance parcourue (en km) ;
- la date du déplacement ;
- le véhicule utilisé (ou sa puissance fiscale si nécessaire) ;
- la finalité du déplacement (rendez‑vous client, mission, livraison…) ;
- le justificatif associé (photo du ticket, capture d’écran d’un itinéraire, relevé kilométrique).
Notez que la plupart des services comptables demandent aussi le trajet exact (ville de départ / ville d’arrivée) ou l’odomètre avant/après pour une traçabilité complète.
Comment calculer correctement une indemnité kilométrique dans CarlaPic ?
Le calcul dépend du barème fiscal en vigueur et parfois de tranches kilométriques selon la puissance du véhicule. Dans l’application, vous pouvez créer l’entrée en indiquant la distance et appliquer manuellement le taux adéquat si CarlaPic ne le calcule pas automatiquement.
Règle pratique : conservez le document officiel du barème (ou un lien dans vos notes) et vérifiez périodiquement que vous utilisez le taux à jour. En interne, beaucoup d’utilisateurs procèdent ainsi : indiquer la distance, appliquer le taux, puis vérifier le total avant transmission.
Quels pièges éviter lors de la saisie manuelle des indemnités kilométriques ?
Les erreurs les plus fréquentes sont simples mais coûteuses : entrer des kilomètres en miles, oublier d’indiquer le motif du déplacement, ou dupliquer une dépense déjà importée automatiquement. La cohérence des unités et la vérification avant validation limitent ces faux pas.
| Problème fréquent | Solution pratique |
|---|---|
| Distance erronée | Comparer avec l’itinéraire Google Maps ou le relevé d’odomètre puis corriger dans Modifier. |
| Pièce justificative manquante | Joindre une photo du ticket ou un PDF et noter la source dans le champ commentaire. |
| Doublons | Avant d’envoyer, filtrer par date et montant pour détecter des entrées en double. |
Comment organiser vos justificatifs et gagner du temps avec la saisie manuelle ?
Une méthode efficace consiste à traiter les justificatifs en deux temps : capture rapide sur le terrain, puis saisie détaillée depuis un poste fixe. En journée, prenez des photos. En fin de semaine, ouvrez CarlaPic, créez les entrées correspondantes et joignez les images. Ce flux réduit les erreurs et empêche l’accumulation de tâches.
Conseil pro observé chez des gestionnaires : utilisez des libellés standards (ex. « Déplacement – Client X ») et créez des modèles de saisie si vous enregistrez souvent des trajets similaires. Cela accélère la création et assure une nomenclature cohérente pour la compta.
Que faire si une dépense déjà transmise nécessite une correction ?
Une fois la note transmise, la modification dépend du statut du dossier côté comptabilité. Dans CarlaPic, l’option Modifier permet d’ajuster avant transmission. Après envoi, signalez la correction et joignez une note explicative ; votre service comptable pourra alors décider de la marche à suivre (avoir, ajustement sur le mois suivant, etc.).
Questions fréquentes sur la saisie manuelle et les indemnités kilométriques
Comment entrer une indemnité kilométrique dans CarlaPic ?
Utilisez la fonction Créer depuis le tableau de bord ou Modifier pour une dépense existante, indiquez la distance, la date, le motif et joignez le justificatif.
Peut‑on corriger une entrée déjà envoyée ?
La correction est possible avant transmission via Modifier. Après envoi, contactez votre comptabilité et fournissez une note explicative et le justificatif corrigé.
Quels justificatifs accepter pour une indemnité kilométrique ?
Photo du ticket de péage, capture d’écran de l’itinéraire, relevé d’odomètre ou note de kilométrage signée. Privilégiez la pièce qui prouve la distance et la date.
Comment éviter les doublons entre OCR et saisie manuelle ?
Contrôlez la liste des dépenses avant création : filtrez par date/montant et supprimez ou modifiez les importations automatiques si nécessaire.
Dois‑je suivre le barème fiscal dans CarlaPic ?
Oui. Vérifiez le barème fiscal en vigueur et appliquez le taux adapté au véhicule. Si l’application n’automatise pas le calcul, effectuez-le manuellement dans le champ montant.
Que noter dans le champ “motif” pour une indemnité ?
Précisez l’objet du déplacement (ex. « Rendez‑vous client – Audit société X ») et, si possible, le trajet (ville A → ville B) pour faciliter les contrôles comptables.
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Thomas est un rédacteur passionné par la finance, la formation et le service public, avec un souci constant de clarté et d’accessibilité.
