Pour une entreprise qui se veut compétitive et prospère, les réunions sont incontournables. Elles vous permettront de réfléchir ensemble aux orientations communes, de dresser un état des lieux, d’améliorer les stratégies, etc. Cependant, pour qu’une réunion puisse vous permettre d’atteindre ces objectifs, elle doit être élaborée avec beaucoup de soins. Voici comment vous devriez vous y prendre pour organiser une réunion efficace.
Sommaire
Prévoyez une salle de réunion adaptée et qui dispose du nécessaire
Pour organiser une réunion efficace, vous devriez prévoir une salle de réunion. Ce sont des salles prévues pour des événements d’entreprise. Il n’est pas facile d’avoir une salle adaptée à des réunions au sein de son entreprise, puisqu’elle représenterait un volet de dépenses supplémentaires.
Vous devriez alors envisager de louer une salle de réunion auprès d’un prestataire externe. La location d’une salle de réunion vous permet de stimuler la créativité de vos collaborateurs. Le fait de sortir de leur cadre habituel peut booster la motivation de vos employés.
De plus, ces salles de réunions sont bien équipées et confortables. Elles disposent du matériel professionnel adéquat pour ce type de réunion comme une connexion haut débit, un écran interactif, un téléphone de conférence, etc. Vous pourrez ainsi disposer des nouvelles technologies pour effectuer des réunions avec tous vos collaborateurs dans le monde entier. Tout cela permettra d’améliorer leur productivité.
Définissez l’objectif de la réunion et ce que vous voulez obtenir
Définir l’objectif est également indispensable pour réaliser une réunion efficace. Si vous n’avez pas d’objectif, elle n’aura aucun but précis. Vous devriez donc le définir et le préciser avant le démarrage de la réunion. Cela permettra de poser un cadre, de structurer un temps d’échanges et de déterminer clairement pourquoi vous êtes tous réunis.
Vous pourrez cadrer le débat et le recentrer autour de l’objectif afin d’éviter les hors sujets. Au fur et à mesure que la réunion évolue, vous pourrez donner du sens à chaque étape. Pour ce faire, résumez à chaque fois ce qui est accompli et ce qui reste à faire dans ce sens. À la fin de la réunion, vous pourrez évaluer votre progression par rapport à l’objectif.
Une entreprise ayant opté pour la location d’une salle de réunion professionnelle à Marseille le temps d’une journée.
Envoyez un ordre du jour à l’avance à vos collaborateurs
Vous devriez également penser à envoyer à l’avance l’ordre du jour à vos collaborateurs pour une réunion efficace. Il s’agit d’une feuille de route ou une liste d’activités à réaliser suivant une séquence précise lors de la réunion. Vous y aborderez les thématiques et sujets qui seront discutés ainsi que les objectifs à atteindre.
Ils pourront effectivement s’en imprégner et se préparer pour que la réunion soit une réussite. Vous pourrez évoluer efficacement et clairement. Un bon ordre du jour devrait contenir :
- l’objectif de la réunion,
- une exhortation à s’y préparer,
- la liste des personnes invitées, le lieu et l’heure,
- les questions à aborder,
- le but de chaque activité,
- une estimation du temps pour chacune des questions à aborder,
- les personnes qui mèneront les discussions pour chaque sujet.
Vous pouvez également y préciser les livrables qui sont attendus de la réunion. Ainsi, les participants seront plus présents et concernés par les sujets que vous aborderez. Vous gagnerez du temps dans la réalisation de votre réunion. Idéalement, vous devriez envoyer l’ordre du jour au moins la veille ou l’avant-veille de votre réunion.
Soyez clair et concis lorsque vous présentez des informations
Pour une réunion efficace, vous devez présenter vos informations de façon claire et concise. Cela permettra aux participants de mieux vous comprendre et vous pourrez facilement évoluer vers votre objectif. En ce qui concerne les participants, assurez-vous de leur permettre d’intervenir équitablement.
Limitez le temps de prise de parole des participants pour éviter les frustrations. Ainsi, vous vous assurez que les échanges entre eux se dérouleront dans une bonne ambiance. Vous devrez également contrôler vos propres interventions afin de favoriser l’échange entre les participants.
Par ailleurs, vous devrez également veiller à ce que tous vos collaborateurs participent effectivement à la réunion. En effet, il y aura probablement ceux qui aiment monopoliser la parole et ceux qui sont trop timides pour parler. Faites donc en sorte que tous participent à la réunion afin de recueillir toutes les bonnes idées pour atteindre vos objectifs.
Toutefois, même si les réunions sont importantes pour le bien-être de l’entreprise, vous ne devriez pas en faire tout le temps. Réservez ces rencontres pour les sujets essentiels qui ne peuvent être traités à travers des e-mails.
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